Авансовый отчет — образец заполнения — 2016

Приветствую Вас!!! Как заполнить авансовый отчет, правила заполнения и он-лайн приложение для заполнения авансового отчета — вот основные моменты данной статьи.

Авансовый отчет – основной документ, применяемый для учета наличных денег, выданных сотрудникам компании под отчет. Этот документ является правовым подтверждением того, на какие цели и в каком размере были израсходованы денежные средства подотчетными лицами. При этом основанием для выдачи под отчет денег является приказ о направлении конкретного сотрудника в командировку, изданный руководителем предприятия.

Что нового в заполнении

Унифицированные бланки авансового отчета — форма «АО-1» используются юрлицами всех форм собственности (не включая бюджетные организации, для которых существуют специальные бланки — «0504049») с начала 2002 года.

Авансовый отчет в 2016 году в общем-то имеет такую же структуру, как и 12 лет назад.  Смотрите здесь: Авансовый отчет образец заполнения

Подотчетное лицо обязано заполнить бланк авансового отчета (пока что в одном экземпляре) в срок, не позднее трех дней (конечно, рабочих) после возвращения из командировки или же по окончании выданных денег.

Заполнение авансового отчета не составит сложности, главное не забыть отразить все расходы; заполненный экземпляр отчета отдается в бухгалтерию на проверку и на утверждение руководителю компании.

Заполнение авансового отчета

На лицевой стороне бланка сотрудник, который получил под отчет деньги, указывает:
— наименование компании, которая выдала деньги под отчет;
— дату и номер документа;
— наименование отдела, в котором он числится;
— ФИО и должность;
— предназначение аванса (командировка, хозяйственные нужды, покупка материальных ценностей и прочее);
— в таблице необходимо указать сведения о предыдущем авансе, если таковой был (остаток либо перерасход); размер выданного аванса, а также, сколько потрачено денег. Кроме того, необходимо указать их перерасход либо остаток – в рублях и копейках, если такие имели место.

На обратной стороне бланка авансового отчета необходимо указать все документы, которые подтверждают расходы (билеты, квитанции, чеки, накладные и т.д.), их дату и номер, а также общую сумму затрат на основании поданных документов. Внизу, под таблицей, необходимо поставить свою подпись.

Работа бухгалтера

Оставшиеся графы формы «АО-1» заполняет бухгалтерия:
— в таблице «Бухгалтерская запись» проставляются бухгалтерские проводки, указываются номера счетов (если ведутся, то и субсчетов), в которых отображены израсходованные суммы;
— ниже вписывается перечень дополнений к авансовому отчету – это количество прикрепленных документов, которые подтверждают легитимность расходов сотрудника и общее количество листов;
— вписывается прописью проанализированная и утвержденная сумма израсходованных средств, проставляются подписи бухгалтера и главбуха;
— прописывается размер внесенной суммы остатка или выданного перерасхода, пишется дата и номер приходного (расходного) кассового ордера и опять проставляется подпись бухгалтера;
— под линией отреза формы авансового отчета делается отметка о принятии бухгалтером к анализу документов, которые подтверждают расходы сотрудника, получившего под отчет денежные средства. Тут бухгалтер вписывает ФИО сотрудника, ставит дату и номер авансового отчета, пишет прописью потраченную сумму и указывает количество листов и документов, которые подтверждают расходы. В конце обязательно проставляет свою подпись, дату и выдает сотруднику, от которого был принят данный отчет.

Заполненный и проверенный бухгалтером авансовый отчет в 2016 году (начиная с 2002 года после принятия данной формы) руководитель утверждает своей подписью на лицевой стороне бланка.